Mencari ruang meeting tepat guna yang dapat betul-betul efektif untuk menggelar sebuah rapat, memang gampang-gampang susah. Terutama ditengah kondisi pandemi seperti saat ini. Ada banyak hal yang harus dipertimbangkan masak-masak. Salah satunya adalah opsi untuk menggelar sebuah meeting diluar areal perkantoran. Karena seperti yang telah sama-sama kita ketahui, areal perkatoran menjadi salah satu kawasan penyebaran COVID-19 tertinggi di Jakarta. Hal ini karena banyaknya karyawan yang mulai mengabaikan protokol kesehatan sesampainya dikantor. Banyak diantara mereka yang meresa cukup "secure" untuk tidak mengenakan masker selama beraktivitas di dalam kantor karena menganggap orang-orang yang mereka temui adalah teman-teman mereka sendiri. Sebagian lagi mungkin beranggapan bahwa teman-teman mereka ada dalam kondisi yang cukup prima. Padahal faktanya, seseorang yang kelihatan amat bugar sekalipun masih amat mungkin menjadi OTG yang dapat menyebarkan virus ini.
Itulah mengapa, menggelar sebuah meeting diluar areal perkantoran dapat menjadi pilihan terbaik. Karena biasanya, setiap kita akan lebih waspada saat berada disebuah tempat asing, ketimbang di tempat-tempat yang sudah sangat familiar, seperti kantor kita sendiri. Maka jika dalam waktu dekat kamu berencana untuk menggelar sebuah rapat tatap muka terbatas, dengan para klien atau beberapa rekan kerjamu. Maka pilihlah ruang meeting tepat guna dengan sirkulasi udara yang baik. Misalnya, meeting room di Co-Working space atau hotel yang memang menyediakan fasilitas ruang meeting, seperti halnya HARRIS Hotels. Pastikan juga bahwa pihak pengelola hotel atau Co-Working space bersedia untuk menyemprotkan disinfektan sehari sebelum rapat dilangsungkan. Dan jika ruang meeting sudah ditentukan. Kini giliran protokol kesehatan yang harus diterapkan.
Tips meeting aman di kala pandemi
Ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan, sebelum menggelar meeting terbatas secara tatap muka. Hal itu antara lain adalah:
1. Cek ulang sirkulasi udaranya
Pastikan lagi, bahwa tempat yang kamu pilih untuk menggelar meeting memang memiliki sirkulasi udara yang cukup baik. Carilah ruang meeting yang memiliki banyak jendela atau ventilasi udara yang dapat dibuka. Sehingga jika memungkinkan, kamu bisa menggelar rapat di pagi hari dengan mematikan AC ruangan. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi resiko penyebaran COVID-19 diruang tertutup.
2. Batasi jumlah peserta rapat
Jika dalam keadaan normal kita dimungkinkan untuk menggelar rapat yang dapat dihadiri oleh 10 orang bahkan lebih. Maka di tengah pandemi seperti saat ini, mengurangi jumlah peserta rapat menjadi 3 hingga 5 orang saja dalam sebuah pertemuan dapat menjadi opsi yang mulai dapat dipertimbangkan. Hal ini dimaksudkan, agar masing-masing peserta rapat dapat menjaga jarak minimal 1 hingga 2 meter selama rapat berlangsung. Sebuah hal yang akan cukup sulit untuk dilakukan, jika rapat tetap dilangsungkan dengan banyak peserta.
3. Batasi materi rapat
Pilihlah materi-materi yang memang dirasa cukup "urgent" untuk didiskusikan dalam rapat. Dan kesampingkan dulu materi lain yang dirasa tidak terlalu mendesak. Hal ini, agar durasi rapat dapat dipersingkat. Dan usahakan agar rapat hanya berlangsung selama lebih kurang 30 menit.
4. Hindari penggunakan laptop atau barang lain secara bergantian
Dalam kondisi normal, setiap peserta rapat biasanya akan mempresentasikan materinya secara bergantian dengan laptop yang sama. Namun ditengah pandemi seperti saat ini, kamu harus mulai merubah kebiasaan ini. Usahakan agar setiap peserta rapat dapat membawa laptop atau barang lain secara mandiri. Supaya tidak terjadi penularan COVID-19 melalui barang-barang tersebut.
5. Hindari penyajian snack atau minuman selama rapat berlangsung
Mengapa demikian? karena hal ini dikhawatirkan akan membuat para peserta rapat melepaskan atau menurunkan masker mereka untuk menyantap snack atau minuman yang disajikan. Dan jika hal ini sampai dilakukan, maka efektivitas penerapan protokol kesehatan sama dengan 0 (nol).
6. Tetap patuhi protokol kesehatan selama rapat berlangsung
Yap, para peserta rapat wajib untuk tetap mengenakan masker selama rapat berlangsung. Dan jangan lupa untuk menggunakan hand sanitizer, baik sebelum memasuki ruangan maupun saat hendak meninggalkan ruangan.
Nah, itulah 6 tips meeting aman di kala pandemi. Namun lagi-lagi, jika dirasa tidak terlalu "mendesak" usahakan untuk tetap mengoptimalkan meeting secara virtual. Dan jika dirasa cukup "urgent" untuk bertemu secara fisik, maka pastikan untuk tetap mematuhi protokol kesehatan 3M yang telah dianjurkan oleh pemerintah. Dan jangan juga memaksakan dirimu untuk hadir dalam rapat tersebut, jika kamu sedang merasa tidak enak badan. Karena dalam kondisi imun yang cukup lemah, tubuh kita menjadi lebih rentan untuk tertular virus dan penyakit.
Dear GOD, Thank you so much for all Your stupid blessing to stupid people like me :)
Comments